Dotan con más personal el Registro Civil para mejorar la atención y petición de citas

En relación con el expediente de queja recibido en esta Institución referente a las deficiencias en la atención al público que se venían produciendo en el Registro Civil de Vélez-Málaga el promotor de la queja nos traslada que “tienen por costumbre desde hace años -mucho antes de la pandemia, siguiendo funcionando así en la actualidad- atender al público en un horario extremadamente limitado (de 9 a 11 de la mañana) con lo que no es posible atender a todos los ciudadanos que acuden cada mañana.

Para ello, reparten a primera hora una serie de números, a todas luces escasos para la cantidad de usuarios que acuden a hacer sus trámites. El resultado es que a menudo es imposible conseguir número y resulta necesario volver otro día. Me ha sucedido en varias ocasiones pedir tiempo para asuntos propios en el trabajo o no poder llevar a losniños al colegio y luego no conseguir número.

No atienden por teléfono ni por correo electrónico, ni existe la posibilidad de pedir cita previa. El resultado es que el ciudadano debe faltar a su trabajo, pidiendo días o gastando vacaciones, sin tener garantía alguna de que vaya a ser atendido.

En mi opinión, se está produciendo una grave dejación de funciones y un incumplimiento del deber de servicio y de atención al público de este organismo público, dificultando de manera innecesaria la realización de trámites, sin dejar alternativa al ciudadano, que necesariamente está obligado a llevarlos a cabo a través de este organismo. Además, no proporcionan ningún tipo de información ni formulario sobre trámites a través de su página web, lo cual agrava más la situación, pues es necesario acudir como mínimo un día para pedir la información y otro para realizar el trámite correspondiente.

Creo que deberían atender al público como mínimo en todo el horario oficial de apertura y no solo dos horas día”

Tras darle traslado de los informes del Juzgado Decano de Vélez-Málaga y Delegación Territorial de Regeneración, Justicia y Administración Local en Málaga, nos dirigimos a la Dirección General de Infraestructuras Judiciales y Sistemas, habiendo recibido informe de la Viceconsejería de Turismo, Regeneración, Justicia y Administración Local en los siguientes términos:

“En primer lugar, respecto a la cuestión relativa a la implantación de un servicio de cita previa on-line, hay que informar que existen cuatro Registros Civiles en Andalucía (Algeciras, El Ejido, Granada y Málaga) que cuentan con un sistema de cita previa, en los que se ha demostrado la conveniencia del uso de un sistema de gestión de turnos para mejorar el servicio ofrecido.

Partiendo de la experiencia positiva obtenida en el uso de estos sistemas, el Servicio de Informática Judicial de la Dirección General de Infraestructuras Judiciales y Modernización Digital (DGIMD), ya en 2018 tramitó la licitación de un contrato de servicios para la implantación de una Plataforma para dotar de Cita Previa a 24 Registros Civiles de Andalucía. Sin embargo, dicho contrato quedó desierto.

En 2019 volvió a licitarse, y tras arduas y numerosas vicisitudes en la tramitación, con la interposición de recursos contractuales varios, el contrato pudo formalizarse el pasado día 15 de junio de 2021. Dicho contrato consiste en la adquisición, instalación, puesta en marcha y mantenimiento de un sistema de información, y del equipamiento necesario, que permita gestionar los flujos de colas en los 24 Registros Civiles de Andalucía con mayor afluencia de ciudadanos, y que permita la solicitud de citas previas, a través de internet, para los servicios ofrecidos por los mismos.

Con ello se conseguirán los siguientes objetivos:

a) Automatizar la gestión de colas y esperas en los Registros Civiles.

b) Monitorizar en tiempo real los servicios que se ofrecen desde estos Registros Civiles.

c) Organizar y mejorar dichos servicios, así como gestionar y minimizar los tiempos de espera que se producen.

d) ofrecer información al ciudadano sobre las condiciones en las que se prestan los servicios (cómo se presta, a qué puesto de atención debe acudir, en qué momento, etc).

e) Ampliar la oferta de servicios digitales ofrecidos al ciudadano, de tal forma que pueda solicitar cita previa a través de Internet.

Durante los últimos quince días del mes de junio, se produjo la fase de diseño y lanzamiento de los trabajos, y a lo largo del mes de julio, se han ejecutado los trabajos de replanteo de todas las instalaciones en los 24 Registros Civiles afectados.

Con los propios órganos judiciales se consensuó iniciar la fase Piloto a mediados del mes de septiembre en el Registro Civil de Córdoba, así como en este mes de octubre iniciar las actuaciones de puesta en marcha en los otros 23 Registros Civiles en los que inicialmente se va a implementar esta solución.

Los Registros Civiles en los que se va a llevar a cabo esta actuación son los siguientes:

En ALMERÍA: Registros Civiles de Almería, El Ejido y Roquetas de Mar.

En CÁDIZ: Registros Civiles de Algeciras, Cádiz, Chiclana dela Frontera, Jerez de la Frontera, La Línea de la Concepción y El Puerto de Santa María.

En CÓRDOBA: Registro Civíl de Córdoba.

En GRANADA: Registros Civiles de Granada, Motril y Santa Fe.

En JAÉN: Registro Civil de Jaén,

En HUELVA: Registros Civiles de Ayamonte y Huelva.

En MÁLAGA: Registros Civiles de Estepona, Fuengirola, Málaga, Marbella, Torremolinos y Vélez Málaga.

En SEVILLA: Registros Civiles de Dos Hermanas y Sevilla.

Por lo que se refiere a la petición de información sobre la dotación de personal y la solicitud formulada por el Decanato de Vélez- Málaga de que se proceda de forma urgente al nombramiento de uno o dos funcionarios de refuerzo de manera estable para dicho Registro Civil”, es preciso señalar que tras de la aprobación de la Orden de 28 de octubre de 2016, por la que se implantan las oficinas judiciales de los partidos judiciales de El Ejido y Vélez-Málaga y se aprueban inicialmente sus relaciones de puestos de trabajo, se abandona el sistema de ordenación del personal a través de las plantillas, siendo sustituido por sus correspondientes relaciones de puestos de trabajo.

La dotación de medios personales del Registro Civil de Vélez-Málaga con anterioridad a la entrada en funcionamiento dela Oficina Judicial se puede extraer del Anexo LB de dicha orden, en el que se refleja que todos los órganos judiciales tenían la misma plantilla, compuesta por tres gestores, tres tramitadores y un auxilio. Esta homogeneidad se rompía en el Juzgado de Primera Instancia e Instrucción núm. 1, el que tiene competencias en materia de Registro Civil, que contaba con una dotación superior de tres gestores, siete tramitadores y dos auxilios, es decir, había una sobredotación de cuatro tramitadores y un auxilio.

Con la plantilla anteriormente descrita, más los funcionarios del servicio común, se procedió a diseñar la Oficina Judicial de Vélez-Málaga.

El elemento organizativo básico de las oficinas judiciales es la unidad, que comprende una serie de puestos de trabajo vinculados funcionalmente por razón de su cometido. Hay dos tipos de unidades, la unidad procesal de apoyo directo (upad), conformada por los puestos de trabajo que asisten a jueces y magistrados en el ejercicio de sus funciones; y los servicios comunes, que son unidades no integradas en los órganos judiciales pero que asumen labores centralizadas de gestión y apoyo a los mismos.

Dado el carácter único del poder judicial al que sirve, la estructura básica de la oficina judicial ha de ser homogénea en todo el territorio nacional y, por ello, el artículo 437.5 de la Ley Orgánica del Poder Judicial atribuye al Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las comunidades autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la Administración de Justicia, la potestad de determinar las dotaciones básicas de las upads, que deben garantizar en todo caso el correcto funcionamiento de los órganos jurisdiccionales. En su virtud, el Ministerio aprobó la Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, que determina la dotación básica de las upads en función de las distintas clases de órganos judiciales, estableciendo el número de gestores y de tramitadores con la que deben contar, que en los partidos judiciales con órganos mixtos, es de dos gestores y dos tramitadores.

En aplicación de la citada orden ministerial, la Orden de 28 de octubre de 2016 estableció una dotación para el conjunto de las upad de dos gestores y dos tramitadores por upad, a los que se le añade un gestor RC y un tramitador RC, cuya dedicación debe ser la atención al Registro Civil.

En resumen, la relación de puestos de trabajo aprobada en la Oficina Judicial de Vélez Málaga destina específicamente y de forma exclusiva a un gestor y un tramitador a las tareas del Registro Civil, pero tal asignación no es excluyente, pues pueden destinarse al Registro Civil otros funcionarios dela upad, en función de las demandas del servicio.

Por último añadir que en la actualidad se está tramitando la orden de modificación de la estructura y de la dotación de la relación de puestos de trabajo de la Oficina Judicial de Vélez-Málaga. Esta modificación consiste en la creación de un nuevo puesto de auxilio judicial y dos de tramitación en dicha oficina judicial, uno de ellos de Registro Civil”.

Tras un detenido estudio de dicha información, se deduce que el asunto por el que acudió a nosotros, que hacía referencia a deficiencias en medios materiales y personales, se encuentra en vías de solución, por lo que, procedemos a dar por concluidas nuestras actuaciones en el expediente de queja.