Órganos colegiados; funcionamiento electrónico: utilización de las nuevas tecnologías en la convocatoria; información y documentación de asuntos; deliberación y emisión de votos; actas de sesiones, etc.

Esta Institución del Defensor del Pueblo Andaluz, en ejercicio de las facultades y atribuciones que a su titular asignan el Art.1, en relación con el Art. 10, de la Ley 9/1983 de 1 de Diciembre, por la que se rige, decidió en fecha 11 de Marzo de 2009, llevar a cabo la iniciación de investigación de oficio, respecto de las Diputaciones Provinciales y los Municipios considerados de gran población (entonces) de Andalucía, para supervisar si las citadas Entidades Locales estaban adoptando algunas de las medidas funcionales e instrumentales previstas por aplicación de lo establecido en la Disposición Adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en lo concerniente a la organización, funcionamiento y régimen jurídico de los órganos colegiados de las Administraciones Públicas y a la adopción de acuerdos por los mismos.

Al respecto de la concretada parcela administrativa, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación se habían convertido en un recurso material de extrema importancia y utilidad, permitiendo aumentar la participación y la información de la ciudadanía en general y, para tratar de salvar las dificultades para la válida constitución de tales órganos, aumentar la eficiencia de su funcionamiento, agilizando el mismo y reduciendo o simplificando los requisitos procedimentales ad hoc (acto de Convocatoria, notificación de la misma, información sobre el Orden del día, identificación de los miembros del órgano, desarrollo de la sesión y celebración de debates, votación y adopción de acuerdos, publicación de los mismos, etc).

Pretendíamos, por lo que a las Diputaciones Provinciales se refiere, conocer qué actuaciones se estuvieren llevando cabo en esa Administración o qué programas o aplicaciones se estuvieren implantando en las mismas los fines de lo establecido en la Disposición Adicional Primera, de la Ley 11/2007, de 22 de Junio, citada, por lo que a su propia organización interna se refiere y, en ejercicio de las competencias que por aplicación de lo establecido en el Art. 36 de la Ley 7/1985, de 2 de Abril, reguladora de las Bases de Régimen Local, le pudieran corresponder en cuanto a la cooperación, colaboración y ayuda técnica respecto de los Municipios de menor capacidad económica en la Provincia.

Por lo que hace a los Grandes Municipios, nuestra pretensión era similar o parecida, pues pretendíamos conocer qué actuaciones se están llevando a cabo en esa Administración o qué programas o aplicaciones se estén implantando en la misma a los fines de lo establecido en la Disposición Adicional Primera, de la Ley 11/2007, de 22 de Junio, citada.

Así con tal finalidad y objetivo señalados, en la fecha indicada, el Defensor del Pueblo Andaluz cursó sus peticiones de informe a las Administraciones Locales siguientes:

- Diputaciones: Almería, Cádiz, Córdoba, Granada, Huelva, Jaén, Málaga y Sevilla.

- Alcaldías-Presidencia de los siguientes Ayuntamientos:

Provincia de Almería: Almería y El Ejido

Provincia de Cádiz: Cádiz, Algeciras, Jerez, El Puerto de Santa María
y San Fernando.

Provincia de Córdoba: CórdobaProvincia de Granada: GranadaProvincia de Huelva: HuelvaProvincia de Jaén: JaénProvincia de Málaga: Málaga

Provincia de Sevilla: Sevilla y Dos Hermanas.

Nuestras peticiones de colaboración fueron atendidas, entendemos –dicho sea en forma generalizada- de modo correcto y, si tenemos en cuenta que se trataba de lograr la respuesta de hasta 24 grandes Administraciones territoriales autónomas y distintas, podremos decir que en un plazo de tiempo razonable (unos cuatro meses).

En las respuestas recibidas las Diputaciones nos venían a decir lo que se extracta seguidamente:

- DIPUTACIÓN DE ALMERÍA:

“ La Diputación de Almería en su Reglamento Regulador de la Administración Electrónica, publicado en el B.O.P, núm. 57 de 24/03/2009, concreta la aplicación de las disposiciones de la Ley 11/2007, no sólo para ella y sus organismos autónomos, sino también para aquellas otras entidades locales de la provincia de Almería que, adheridas al Convenio Marco para la Implantación y Mantenimiento de la Red Provincial de Comunicaciones y Servicios de Teleadministración acuerden aplicarlo como propio por utilizar los sistemas y tecnologías de la citada Red. Estableciendo en su disposición adicional primera que: “los sistemas de la Red Provincial deberán contar con los medios técnicos necesarios para que los órganos colegiados de las entidades puedan acordar y regular en sus respectivas normas de funcionamiento la utilización de dichos medios electrónicos para la constitución, debate y adopción de acuerdos, con respeto siempre a los trámites esenciales establecidos en los artículos 26 y 27.1 de la Ley 30/1992.

(...) Previamente con carácter parcial, por acuerdo núm. 8 de la sesión ordinaria del Pleno de la Diputación celebrado el 28/01/2009 y en cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de Marzo, para la Igualdad efectiva de Mujeres y Hombres y en la citada Ley 11/2007, acordó “estudiar la posibilidad de que los diputados/as que se encuentren disfrutando permisos por parto, adopción, acogimiento o paternidad y nacimiento de hijo, puedan ejercer sus derechos representativos y políticos en esta Diputación Provincial, utilizando el procedimiento electrónico, modificándose para ello el Reglamento de Organización y Funcionamiento de esta Diputación”.

·         Por lo que, de conformidad con cuanto antecede, el Presidente Acctal de la Diputación ha dictado el 26/marzo/20089 Resolución 466 por la que se crea la Comisión Técnica de Procesos y Administración Electrónica, con las siguientes funciones:

·         Supervisar y coordinar los diferentes proyectos de análisis de procesos y administración electrónica que se desarrollen.

·         Definir las actuaciones necesarias para implicar a la organización en la definición y mejora de los procesos.

·         Dinamizar la organización para hacer efectivas las mejoras que se pretendan a través de los diferentes proyectos que se vayan desarrollando en la definición y mejora de los procesos.

·         Dar unidad a los procedimientos en el sistema global de la Diputación de Almería.

·         Implantar un sistema de información y comunicación que posibilite una interrelación entre la organización y la Comisión Técnica de Procesos y Administración Electrónica.

·         Conformar las facturas de los servicios de asistencia necesarios para la ejecución de diferentes proyectos relacionados con el análisis y descripción de procesos.

Estando previsto que, uno de los procedimientos que acometerá como piloto dicha Comisión y el grupo sea el de adopción de acuerdos de órganos colegiados, coordinado por el Secretario de Diputación; de manera que en su definición no sólo deberá tenerse en cuenta lo previsto en el Reglamento de Administración electrónica de la Diputación, sino también el acuerdo del Pleno de 28/01/2009 citado a fin de que, cuando el mismo esté definido, pueda implantarse en el tramitador que la Red Provincial tiene instalado en sus sistemas y, en su caso, previa la modificación correspondiente del Reglamento de Organización y Funcionamiento de esta Diputación, posibilitar la celebración se sesiones sin presencia física de los miembros, bien por acceso telemático debidamente identificado o bien por haber delegado el voto según se concrete con el correspondiente estudio.”

- DIPUTACIÓN DE CÁDIZ:

“ - Módulo de Gestión de Órganos Colegiados:

- Creación de un sistema complementario de convocatoria telemática, a través del cual los diputados serán convocados a los órganos colegiados correspondientes, haciendo uso de esta nueva herramienta. Una vez realizado el decreto de convocatoria se procedería a la distribución de la convocatoria. Este proceso consistiría en enviar un acuse de recibo al port@firma de cada integrante (o a quien éste tenga delegada la recepción de la convocatoria –generalmente la Secretaría del Grupo-). Una vez firmado el acuse de recibo tendrán disponible la convocatoria (notificación del decreto que incluye el Orden del Día). La aplicación contendrá una zona de consulta de documentación para los Diputados donde tendrán accesible las convocatorias (ya acusadas) y los borradores de actas y actas de las sesiones celebradas.

(...) Por último, reseñar que con toda probabilidad este aplicativo vaya a integrarse dentro del proyecto Modelo Objetivo de Ayuntamiento Digital (MOAD), que impulsa la Junta de Andalucía en colaboración con las Diputaciones Provinciales de Andalucía.

Igualmente informarle que en nuestra sede electrónica www.diopucadiz.es, en el apartado de Presidencia, se publican para información al público en general los extractos de Junta de Gobierno y de los Plenos de esta Corporación.”

- DIPUTACIÓN DE CÓRDOBA:

“ Esta Institución tiene en marcha, desde el año 2008, un proyecto para implantar, de forma inicial en la Diputación, una aplicación de gestión integral de la convocatoria electrónica de órganos colegiados.

El proyecto cuenta con la financiación del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, dentro de la convocatoria del Plan AVANZA 2008 y está previsto que esté terminada y en funcionamiento en Diciembre de 2009.

La aplicación debe permitir la gestión completa de la convocatoria de los órganos colegiados de la Administración Local, partiendo de la compilación de la documentación que forma el expediente del orden del día a partir de los dictámenes de las comisiones informativas, lo que permitirá obtener la posibilidad de consultas públicas de las actas de las sesiones y las resoluciones del pleno, así como la transmisión electrónica de éstas a las autoridades competentes.

La gestión se basa en un workflow de procesos asociado a herramientas ofimáticas, accesible por los participantes en cualquier lugar mediante la utilización de tecnología móvil.

Se creará la propuesta de convocatoria del órgano correspondiente y cualquier servicio podrá introducir el punto que se desee incluir en dicha convocatoria. El mismo usuario puede hacer un seguimiento del estado en que se encuentra los asuntos propuestos: si se ha incluido en alguna convocatoria, en cuál, qué se ha resuelto, si está pendiente, qué modificaciones se han hecho sobre la propuesta, etc.

Se podrán emitir toda una serie de documentos basados en plantillas que se hayan definido previamente: actas, convocatorias de sesiones, mail de convocatorias, realización de certificados sobre resoluciones, etc.

La aplicación notificará electrónicamente la convocatoria a los miembros del órgano colegiado correspondiente, que se autentificarán utilizando certificado digital/DNI electrónico.

Al concluir la misma, cualquier persona podrá acceder a los acuerdo adoptados, permitiendo llevar una estadística y consulta de convocatorias, asistencias de miembros, tipos de convocatoria, órganos, etc.

Al gestionarse toda la información a través del sistema, se creará una base de datos documental con toda la información utilizada, ya sea de asuntos propuestos o convocatorias (actas, comisiones, etc.), de forma fácil y a través de diferentes conceptos: fechas, órganos, tipos de convocatorias, descripciones del texto, estado. Esta información será finalmente archivada a través de la aplicación de Gestión de Archivos, lo que facilitará la gestión documental de los expedientes y su remisión al Archivo General de la entidad correspondiente.

La aplicación de Secretaría Electrónica podrá ser utilizada por cualquier administración local al quedar integrada en el mismo entorno tecnológico que el resto de aplicaciones informáticas que se utilizan tanto en la diputación como en los Ayuntamientos de la provincia, que es un entorno común, realizadas íntegramente por la empresa pública provincial de informática (EPRINSA).

La arquitectura del software se compone de una estructura en capas desarrollada en lenguaje java en el entorno J2EE y base de datos Oracle 10g.

Por otro lado y con intención de apoyar y extender el uso entre los ayuntamientos de la provincia del Modelo Objetivo de Ayuntamiento Digital (MOAD) que impulsa la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa, hemos presentado a la convocatoria de Incentivos Innoval ’09, la implementación en cinco ayuntamientos piloto de una aplicación de Secretaría Electrónica que puede apoyar este proceso. Esta aplicación ha sido desarrollada por la Diputación de Cádiz y puesto a disposición del resto de administraciones públicas a través del Repositorio de Software Libre para la Administración Local de esta misma Consejería. Este producto cuenta con la ventaja del desarrollo basado en software libre.

Tengo además el placer de remitirle de forma adjunta a este escrito un ejemplar de la Guía de adaptación de la Administración Local de la Provincia de Córdoba a la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, que se ha distribuido entre todas las entidades locales de la provincia y que es una herramienta útil para enfocar los proyectos de e-administración de un Ayuntamiento de cualquier tamaño.”

- DIPUTACIÓN DE GRANADA:

“ La Diputación Provincial de Granada está acometiendo una serie de actuaciones tendentes a facilitar la implantación de la administración electrónica en los municipios de su provincia.

Existen numerosos obstáculos que están impidiendo el que esta implantación se realice con el ritmo que sería deseable, tales como el elevado número de municipios a los que se presta servicio (160), la gran cantidad de aplicaciones informática existentes que gestionan todas las facetas de la gestión municipal, así como los recursos de los que dispone la propia Corporación Provincial. Todo ello nos está obligando a realizar la implantación de todas las herramientas implicadas con la administración electrónica de manera escalonada, encontrándonos en la actualidad en la migración de las aplicaciones de Padrón de Habitantes, Registro de Entrada y Salida y Tasas e Ingresos Públicos y en la dotación a los ayuntamientos de sus correspondientes portales web municipales junto con la herramienta de obligada disponibilidad por ley como es el caso del perfil del contratante.

En un futuro próximo, y a medida que la disponibilidad de recursos económicos, tecnológicos y humanos lo permitan, se procederá a la implantación de nuevos programas informáticos, entre los que figura el de gestión de órganos colegiados, en los ayuntamientos de la provincia de Granada.”< /span>

- DIPUTACIÓN DE HUELVA:

“ En cuanto a actuaciones para Municipios:

· Carpeta del Ayuntamiento.

· Sistema de Gestión Interna de los Ayto.

· Normalización acuerdos de nivel de servicio.

· Ampliar el número de Aytos. donde se ha implantado el sistema de gestión de expedientes de Diputación y adaptarlo a la sede electrónica.

· Gestión Urbanística Digital.

· Desarrollo e implantación de la Extranet Corporativa de la Diputación.

· Cobertura de la TDT.

· Plan de securazización de las redes provinciales.

· Creación de un catálogo de procedimientos normalizados para las EE.LL de la provincia de Huelva.

· Implantación de los procedimientos administrativos del catálogo DPH.

· Creación plataforma e-Learning.

· Adquisión de hardware diverso para los ayuntamientos.

(...) En cuanto a Proyectos Implantados.

· Implantación de Boletín Oficial de la Provincia en formato exclusivamente virtual desde el día 1 de Enero de 2009.

· Esta Diputación ha sido la primera en España en implantar durante el año 2009 el voto electrónico entre los diputados y diputadas, facilitando el ejercicio de los derechos representativos y políticos de mismos que se encuentren en situación de baja o permiso de maternidad/paternidad, habilitándose los sistemas de videoconferencia u otros medios técnicos adecuados para garantizar dicho ejercicio.”

- DIPUTACIÓN DE JAÉN:

“ En este contexto, la principal iniciativa derivada de la estrategia de modernización, la cual ha sido coordinada por la Junta de Andalucía en colaboración con las diferentes Diputaciones Provinciales de Andalucía, fue la definición, diseño y construcción de un modelo tecnológico común para las administraciones locales: el Modelo TIC de Ayuntamiento Digital, también denominado MOAD (Modelo Objetivo del Ayuntamiento Digital). El Modelo TIC es un modelo que recoge, de una manera clara, ordenada y modular, el conjuntos de necesidades funcionales/tecnológicas a las que se enfrenta un Ayuntamiento para adecuarse a la Ley 11/2007, a fin de poder concebir una respuesta eficaz y eficiente a las mismas. Es decir, se trata de una solución global de tramitación, en software libre, sobre la que se articula la normalización y racionalización de los procedimientos de las EE.LL. así como la tramitación telemática de los mismos.

(...) A fecha actual, toda la plataforma que conforma el modelo Modelo TIC se ha implantado de forma piloto en el Ayuntamiento de Villacarrillo, y está previsto un despliegue inicial de aproximadamente 28 Ayuntamientos durante el año 2009, hasta completar el resto de ayuntamientos durante el año 2010.

En resumen, esta Diputación Provincial se encuentra en pleno proceso de implantación del Modelo TIC de Ayuntamiento Digital cuyos componentes se describen en el anexo adjunto, el cual posibilitará que los Ayuntamientos de la provincia y de la propia Diputación de Jaén cumplan con las exigencias normativas de la Ley 11/2007. La implantación del modelo supone por una parte, la instalación de una nueva plataforma de gestión interna municipal conocida como E-SIJAD (OPEN LOCAL) que incluye un módulo “Secret” de Gestión completa de la Secretaría, así como el correcto seguimiento de las Convocatorias, Actas y Decretos definidos dentro de una entidad local. Y en perfecto acople con las aplicaciones de gestión interna se implanta la plataforma de i-administración, que posibilita la interacción con los ciudadanos y en definitiva la provisión de los servicios electrónicos definidos en la Disposición Adicional Primera de la Ley 11/2007.”

- DIPUTACIÓN DE MÁLAGA:

“ El Plan de Modernización de esta Diputación Provincial, “Málaga Evoluciona”, contempla en uno de sus cuatro ejes, y concretamente en el de “Málaga Evoluciona con las infraestructuras”, el Plan director de Nuevas Tecnologías.

Dicho Plan Director tiene como objetivo, entre otros, la progresiva implantación de los medios tecnológicos necesarios para el cumplimiento de la mencionada Ley no sólo en el ámbito de la Diputación Provincial sino en el de los Ayuntamientos de la Provincia.

La actuación nº 13 del mencionado Plan contempla el desarrollo de las aplicaciones necesarias para la implantación de las nuevas tecnologías en los órganos de gobierno colegiados.

En estos momentos se está facilitando ordenador portátil de dimensiones reducidas a todos los miembros de la Corporación, procediéndose al mismo tiempo a la implantación de la firma digital”& amp; amp; lt; /span>

- DIPUTACIÓN DE SEVILLA:

“ Diputación de Sevilla, en sus competencias de desarrollo tecnológico e incorporación a la Sociedad del Conocimiento, ha desarrollado e implantado el Sistema CONVOC@, Sistema de Convocatoria Telemática de los Órganos de Gobierno, cuya primera versión se puso en explotación en el 2005.

“ (...) Es el resultado de aplicar las nuevas tecnologías al proceso de convocatorias y posterior celebración de cualquier Junta,.Pleno, reunión, Consejo, etc.; así pues es capaz de notificar, por ejemplo, a los miembros de una junta General una convocatoria; indicando además el Orden del día, pudiendo dichos miembros, previa autorización, acceder a la documentación referente a dicha celebración desde el Portal Provincial, accediendo de forma segura con usuario y Contraseña.

El aviso de notificación se realizará mediante correo electrónico y un SMS al teléfono Móvil.

Se incorpora el uso de Firm@ electrónica para la realización de las Convocatorias.

Incorpora una base de datos de todos los documentos relacionados con dichas Convocatorias, teniendo los documentos además, información asociada, tal y como:

- Órgano al que pertenece. - Tipo de Documento.

- Referencia al procedimiento que lo origina (Ejemplo: Si el documento es un acta o una convocatoria de un Pleno, existirá una referencia con el Pleno que origina dichos Documentos)...”& amp; amp; lt; /span>

Por otra parte las Alcaldía de los Municipios consultados nos informaban:

PROVINCIA DE ALMERÍA:- Ayuntamiento de Almería:

“ 1. Convocatorias: Las convocatorias de las sesiones que celebran la Junta de Gobierno Local, la Comisión Preparatoria y el Pleno, se efectúan por medios electrónicos.

Asimismo, el orden del día de las convocatorias se remite a un número considerable de organizaciones sociales y entidades ciudadanas, a las que se concede la opción de que puedan recibir esta información por medios electrónicos.

2. Citaciones y notificaciones de las convocatorias: Las citaciones de los miembros de la Junta de gobierno Local, la Comisión Preparatoria y el Pleno se lleva a cabo por medios electrónicos.

3. Remisión de actas de las sesiones celebradas: Las actas de la Junta de Gobierno Local, de la Comisión Preparatoria y del Pleno, se remiten en ficheros en formato PDF, habiéndose suprimido las remisiones de documentos en papel, salvo que sean solicitadas expresamente por algunos de los miembros.

Asimismo, este mismo formato se emplea para la remisión de las Actas de ambos órganos a la Delegación de Gobernación de la Junta de Andalucía.

4. Publicidad de los acuerdos: Las Actas que recogen el desarrollo de las sesiones y los acuerdos adoptados por la Junta de Gobierno Local y el Pleno se encuentran a disposición de los interesados en la red corporativa, siendo plenamente accesibles en formato electrónico.

5. Retransmisión de las sesiones del Pleno: Se encuentra en fase de desarrollo tecnológico, sujeta igualmente a la conclusión de las obras y actuaciones que se están realizando en el nuevo salón plenario, la retransmisión de las sesiones que celebre el Pleno Municipal, por parte de la Televisión Municipal “Interalmería Telvisión, S.A.”.

- Ayuntamiento de El Ejido:

“ Que con referencia al procedimiento para la constitución de los órganos colegiados, así como para la adopción de sus acuerdos, no se está realizando ninguna acción basada en nuevas tecnologías.”

PROVINCIA DE CÁDIZ:- Ayuntamiento de Cádiz:

“ En contestación a su escrito con registro de salida nº 200903110136 de las actuaciones que se están llevando según lo establecido en la disposición Adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de Junio, el Ayuntamiento de Cádiz está abordando el proyecto Cádiz-tramit@, pero entendió que era más beneficioso para el ciudadano la tramitación electrónica de procedimientos que tuviesen un mayor impacto, por lo que en una primera fase no están incluidos los órganos colegiados. Que progresivamente al igual que el resto de procedimientos, se incluirán en el trámit@.”

- Ayuntamiento de Algeciras:

“ (...) También estamos en fase de desarrollo de una Intranet para lograr una eficiente y segura comunicación entre todo el personal laboral y de gobierno del ayuntamiento que tenga acceso a los servicios informáticos.

Respecto a la petición del Defensor del Pueblo Andaluz de la implantación de aplicaciones de uso específico para la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de nuestros órganos colegiados, he de comunicarle que estamos pendientes de tener definidas, por parte de los órganos de gobierno, de las directrices sobre la información debería aparecer publicada en la Intranet o en el portal web del ayuntamiento así como debería estar organizada dicha información.”

- Ayuntamiento de Jerez:

“ Por lo que se refiere a la organización y funcionamiento de los órganos colegiados municipales, a la fecha se han llevado a cabo las siguientes acciones:

1. Desde hace un año la convocatoria para las sesiones de Juntas de Gobierno Local, Comisiones Informativas, Comisiones Especiales, Plenos, Patronatos y Consejos de Administración, se efectúan por correo electrónico.

2. Actualmente se encuentra en periodo de prueba la aplicación informática diseñada por la empresa municipal JESYTEL para la tramitación de todos los Acuerdos de la Junta de Gobierno Local por vía electrónica, desde el inicio de los expedientes hasta la notificación telemática de los Acuerdos a las personas interesadas. La implantación definitiva está prevista a lo largo del presente mes.

3. Una vez superado el periodo de verificación y prueba, está prevista la adaptación de esta aplicación informática para su implantación en los asuntos que se incluyan en el orden del día del Pleno.”

- Ayuntamiento de El Puerto de Santa María:

“ En relación con la queja de oficio nº 09/1122 por la que se interesaba informe a esta alcaldía sobre la implantación de aplicaciones de uso específico para la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de los órganos colegiados de este Ayuntamiento, según lo previsto en la disposición Adicional Primera de la ley 11/2007 de Acceso Electrónico, le informo que este Ayuntamiento no dispone de aplicaciones específicas para la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de los órganos colegiados y que en estos momentos no existen planes para su implantación”.

- Ayuntamiento de San Fernando:

“ Como quiera que el plazo de implantación es corto, y los recursos escasos, se está elaborando un primer censo de procedimientos, para clasificarlos por impacto y volumen de tramitación; dentro de los procedimientos a estudiar y, si procede, realizar una labor de reingeniería en ellos teniendo como objetivo mejoras espectaculares en costes, calidad, servicios y rapidez, se encuentra el procedimiento de constitución de órganos colegiados, votación y acta electrónicos, envío de citaciones electrónico, etc.

Toda la implantación de la plataforma de tramitación electrónica se realizará utilizando software de fuentes abiertas, bien del repositorio disponible en la Junta de Andalucía o bien, del aplicativo liberado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

El proyecto es cofinanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y el Ayuntamiento, enmarcado dentro del Plan Avanza.”

PROVINCIA DE CÓRDOBA:- Ayuntamiento de Córdoba:

“ En cuanto a la implantación de aplicaciones de uso específico para la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de los órganos colegiados tanto para las convocatorias y sesiones de la Junta de Gobierno local como del Pleno de este Ayuntamiento y sus Comisiones la Secretaría General cuenta con una aplicación operativa dentro del Lotus Notes 6.5 a fin de realizar las convocatorias, órdenes del día, extractos y actas de las sesiones. Por otra parte, el envío de las mismas al tablón por medios telemáticos se encuentra disponible mediante una aplicación con firma electrónica reconocida.

Actualmente el Departamento de Servicios Informáticos está trabajando en la culminación de un programa de notificación electrónica de las convocatorias y remisión de las actas con firma electrónica reconocida que de cumplimiento a lo dispuesto con carácter básico en el art. 28 de la citada ley.

Por otra parte, para facilitar la elaboración de las Actas se dispone de un sistema de grabación que utiliza un reproductor Windows media con “Óbice Ralentizer”.

Por tanto, el objetivo para 31 de Diciembre de 2009 es tener implantado un sistema de convocatorias telemáticas con las garantías de firma electrónica reconocida y acreditación de la remisión necesarias, un sistema de grabación de las sesiones que facilite la confección de las actas, y un sistema de comunicación de acuerdos al tablón y BOP telemático así como a los departamentos gestores de los oportunos expedientes. Serán estos los que deberán notificar los acuerdos a los interesados con los requisitos establecidos en el art. 28 de la Ley.

Algunas de estas aplicaciones se encuentran plenamente operativas y otras se encuentran en un avanzado estado de gestión.”

PROVINCIA DE GRANADA:- Ayuntamiento de Granada:

“ En lo referente a la implantación y desarrollo de aplicaciones de uso específico para la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de los órganos colegiados de las Entidades Locales, al objeto de dar cumplimiento a la Disposición Adicional Primera de la Ley, y al amparo de la subvención concedida al Ayuntamiento de Granada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo dentro del Plan Avanza 2008, está en fase de preparación la adjudicación de un contrato de servicios para el Desarrollo Informático de la gestión de acuerdos y decretos que permitirá incorporar dicha gestión al Sistema Integrado de Gestión de Expedientes.

Dicho Sistema dará cobertura a los procedimientos existentes para configuración de las sesiones tanto de la Junta de Gobierno Local como de las sesiones del Pleno, para facilitar la convocatoria de las sesiones y la constitución definitiva de las actas.

Tercero.- Por último, se detallan los medios electrónicos que al día de la fecha están a disposición de los ciudadanos en la página web municipal www.granada.org un acceso a “Plenos, Comisiones/Juntas de Gobierno Local, Comisiones Ejecutivas de la Gerencia de Urbanismo y OO.MM”, cuyo enlace es:http://www.grnada.org/net/wplenos.nsf

En esta página el usuario podrá:

- Ver las actas de todos los Plenos realizados en el Ayuntamiento de Granada desde el año 2003.

- Ver las actas de todas las Juntas de Gobierno Local realizadas en el Ayuntamiento de Granada desde el año 2004.

- Ver las actas de todas las Comisiones Ejecutivas de la Gerencia de Urbanismo y OO.MM realizadas en el Ayuntamiento de Granada desde el año 2005.

Asimismo, a través de la página web del Ayuntamiento de Granada los usuarios tienen acceso a los Organismos Autónomos y Empresas Municipales.

Igualmente, y para facilitar el trabajo interno, el Ayuntamiento de Granada dispone de una Intranet, de acceso a todos los trabajadores, en la que se puede consultar las actas de todos los Plenos, Juntas de Gobierno y Comisiones, clasificadas por años y minutas.”

PROVINCIA DE HUELVA:- Ayuntamiento de Huelva:

“ En estos momentos se está trabajando por el Servicio de Nuevas Tecnologías de este Ayuntamiento en un proyecto que posibilite el voto en remoto por videoconferencia para aquellos Concejales que estén de baja, o para lo que se acuerde. También se ha aprobado con esta misma finalidad una modificación al Reglamento Orgánico de la Corporación.

En lo que respecta a la publicidad de los acuerdos le informo que las actas del Pleno se hallan disponibles en la sede electrónica del Ayuntamiento, siendo accesible libremente a través de Internet.”

PROVINCIA DE JAÉN:- Ayuntamiento de Jaén:

“ Esta nueva página Web, que estará operativa en Octubre de 2009, gestionará los contenidos de la Sede Electrónica recogida en dicha Ley. y permitirá publicar, entre otra, la siguiente información:

- Órganos colegiados. - Régimen Jurídico · Pleno: funciones – integrantes.

· Comisión Gobierno: funciones - integrantes.

· Otros órganos colegiados: funciones – integrantes

- Convocatorias: · Órgano – Fecha – Orden del día · Actas · Acuerdos

Además de esta información publicada en la Sede Electrónica, se está ejecutando un proyecto de informatización completa (inclusión de tramitación sin papeles y uso de firma electrónica) de los procedimientos de Secretaría y Actas, con lo cual se podrán realizar de forma automática y remota todos los procesos relacionados con estos órganos colegiados: convocatoria, notificación, aportación, documentación, etc).”

PROVINCIA DE MÁLAGA:- Ayuntamiento de Málaga:

“ (...) Actuaciones que está llevando esta administración con relación a la utilización de nuevas tecnologías en el ámbito de la preparación, desarrollo y realización de nuevas tecnologías en el ámbito de la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de los órganos colegiados del Ayuntamiento de Málaga, y siendo ésta una de las tareas ya diseñadas y priorizadas en esta entidad, en el marco general de la e-administración, a continuación se detallan las principales acciones que en estos momentos se llevan a cabo en esta Entidad Local.

1.- Publicación en Internet del Orden del día y de las actas de Plenos celebrados en el Ayuntamiento.

La página de Internet del Ayuntamiento de Málaga) dispone de una sección dedicada a la publicación de los órdenes del día y actas de los Plenos Municipales.

Igualmente se puede encontrar en dicha Web los extractos de las actas del Consejo de Administración de la Gerencia Municipal de Urbanismo.

2. – Grabación, retransmisión y catalogación de los Plenos municipales.

El Ayuntamiento de Málaga dispone de un Sistema de grabación audiovisual que se pone en funcionamiento durante la celebración de los Plenos municipales.

Esta aplicación, llamada Tarsys, permite:

· Grabación del sonido y de las imágenes de las sesiones de los Plenos Municipales.

· Retransmisión en directo de las sesiones de Plenos Municipales vía WEB, tanto a nivel interno (Intranet municipal) como externo (Web municipal).

· Catalogación de los Plenos por parte del área de Secretaría General.

· Transcripción del acta.

· Grabación a soporte externo de las imágenes y del audio de la sesión.

· Posibilidad de acceso posterior a las grabaciones de cada Pleno.

3.- Funcionamiento de la aplicación de Gestión de órganos de gobierno del Ayuntamiento de Málaga.

Recientemente se ha desarrollado, en colaboración con el área de Secretaría General del Ayuntamiento de Málaga, una aplicación para la gestión del Sistema de información de los órganos de gobierno municipales.

Si bien el alcance del proyecto es la gestión de todos los órganos de gobierno del Ayuntamiento de Málaga, esta aplicación se ha puesto en marcha, en primera instancia, para la gestión interna de las Comisiones de Pleno. En una segunda fase se implantará para la gestión del Pleno, como complemento al Sistema de grabación y catalogación antes indicado, y la gestión de la Junta de Gobierno Local. A continuación se irá implantando, progresivamente, en el resto de órganos de gobierno municipales, incluidos los órganos propios de los organismos municipales.

El objetivo principal de este sistema es el de disponer de un Sistema informático en el que se recoja por un lado toda la información referente a los distintos órganos de gobierno dados de alta en el sistema, y por otro, toda la información referente a las distintas sesiones de esos órganos que se celebren, así como toda la documentación que se maneja en dicha sesión. Esta documentación se almacena en el Repositorio de documentos Multimedia del Ayuntamiento de Málaga.

La información que se recoge es la siguiente:

a) De los órganos: I. Nombre del órgano.

II. Datos generales: fecha de creación, sede, periodo de convocatoria...

III. Miembros del órgano.

IV. Entidades, asociaciones o personas físicas y jurídicas que asisten habitualmente a todas las sesiones.

V. Relación de las funciones del órgano.

VI. Relación de las funciones del presidente y del secretario.

b) De las sesiones. I. Año y número de la sesión. II. Carácter de la sesión. III. Convocatoria Primera o Segunda. IV. Lugar de celebración. V. Presidente/a. VI. Secretario/a. VII. Observaciones.

VIII.Relación de puntos del orden del día.

IX. Relación de miembros del órgano convocados a la sesión.

X. Relación de otros asistentes convocados o a los que se informa de la celebración de la sesión.

XI. Relación de los acuerdos adaptados.

XII. Relación de documentos electrónicos necesarios para el debate de los puntos del orden del día.

De esta manera, los miembros de cada Comisión, una vez recibida la convocatoria de una próxima sesión, solo tienen que acceder al citado repositorio para conocer y estudiar los documentos que van a se propuestos en esa sesión, evitando la realización y envío de fotocopias de los mismos.

Además podrán, más adelante, consultar, también de forma electrónica, todos los acuerdos alcanzados en todas las sesiones celebradas por el órgano y los correspondientes documentos asociados.

Como se ha indicado anteriormente, esta aplicación se ha puesto en marcha recientemente como herramienta de consulta para los usuarios autorizados en el ámbito de la Intranet municipal.

La puesta en marcha de la aplicación ha estado acompañada por el reparto entre todos los concejales del Ayuntamiento de Málaga de ordenadores ultraportátiles, configurados como puestos de la Intranet municipal, para favorecer el tratamiento electrónico de toda la documentación citada.

Como complemento y para el cumplimiento de la Ley indicada en la comunicación, sería necesario desarrollar una herramienta de consulta para los ciudadanos desde el ámbito de Internet, con los requisitos que el área de Secretaría General del Ayuntamiento de Málaga se estableciese.”& amp; amp; lt; /span>

PROVINCIA DE SEVILLA:- Ayuntamiento de Sevilla:

“ (...) La disposición adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, del Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, establece que “los órganos colegiados podrán constituirse y adoptar acuerdos utilizando medios electrónicos, con respecto a los trámites esenciales establecidos en los artículos 26 y 27.1 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común”. No indicando la obligatoriedad de uso de los medios electrónicos indicados.

En todos los proyectos y actuaciones encaminados al establecimiento de la Administración Electrónica se ha dado prioridad a los trámites que se deben poner a disposición de los ciudadanos, habiéndose relegado para futuras actuaciones los trámites, exclusivamente, internos. Sin bien, aunque no se ha incluido en ninguno de los proyectos citados el desarrollo o implantación de aplicación, sistema o procedimiento de uso específico para la preparación, desarrollo y realización de las sesiones de los órganos colegiados, tenemos previsto iniciar las actuaciones necesarias para este fin, a la mayor brevedad , una vez se ultimen los proyectos descritos inicialmente.”

- Ayuntamiento de Dos Hermanas:

“ En relación con la aplicación de medios electrónicos en la constitución y funcionamiento de los órganos colegiados del Ayuntamiento: Pleno, Junta de Gobierno Local, Comisiones Informativas y Comisiones Especiales se utilizan en la actualidad los medios electrónicos con respecto a los trámites esenciales previstos en la normativa de aplicación. Se realizan mediante e-mail las convocatorias de los distintos órganos colegiados, así como las propuestas de acuerdo y la remisión de las Actas que contienen los acuerdos adoptados. Los extractos de los acuerdos adoptados se publican en la forma reglamentaria y se cuelgan en la página web del Ayuntamiento. De conformidad con las instrucciones dictadas por la Consejería de Gobernación de la Junta de Andalucía, las Actas de la Junta de Gobierno Local y del Ayuntamiento Pleno se remiten por vía telemática a la Delegación de Gobierno”.

Expuestos los antecedentes de hecho definidores de la situación , formulamos las siguiente

Primera.- Funcionamiento de los Órganos Colegiados.

Al promover las presentes actuaciones hemos tomado la decisión de contribuir a la promoción del empleo de los nuevos cauces y canales tecnológicos, con objeto de que se solventen las potenciales dificultades e incidencias que la práctica cotidiana plantea respecto de los citados órganos colegiados correspondientes a las Entidades Locales: dificultades para integrar los quorums de asistencia; limitaciones de información y documentación respecto de los asuntos a incluir en el Orden del día; costes económicos para la celebración de las sesiones ordinarias y extraordinarias de los órganos colegiados, etc.

Segunda.- Normativa habilitante.

Al iniciar nuestras actuaciones tuvimos en cuenta que por aplicación de lo establecido en el art. 10.3, números 11 y 12, del Estatuto de Autonomía para Andalucía, son objetivos básicos de la Comunidad Autónoma el desarrollo tecnológico y la incorporación a la sociedad del conocimiento; reconociéndose en el art. 34 del citado Estatuto el derecho de acceso a las tecnologías de la información y de la comunicación, que a su vez se convierte en principio rector de las políticas de actuación de la Comunidad Autónoma, conforme a la previsión establecida en el art. 37.1.-15

Ya la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, posibilitaba la utilización de los medios electrónicas en el funcionamiento de los Órganos Colegiados de las Administraciones Públicas; incluidas las Locales.

No obstante la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en su Disposición Adicional Primera vino a establecer, con carácter básico, la previsión de que los órganos colegiados se puedan constituir y adoptar acuerdos utilizando las nuevas tecnologías; siempre y cuando se respeten los trámites esenciales del procedimiento, establecidos en la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre.

Tercera.- Competencia de regulación sobre los órganos electrónicos:

Conforme se establece por la Constitución (art. 149.1.18) la competencia para el establecimiento de las bases comunes del régimen jurídico de las Administraciones Públicas la ostenta o le corresponde al Estado.

No obstante lo anterior, conforme interpretación doctrinal del Tribunal Constitucional (STC 50/1999 y STC 32/1981), la regulación o régimen jurídico de aplicación a los órganos colegiados y el empleo de medios electrónicos (Ley 30/1992, de 26 de Noviembre), es concurrente: El Estado establece las bases, las Comunidades Autónomas pueden desarrollar las bases fijadas por el Estado y crear órganos colegiados administrativos en las que se incluya la utilización de los medios electrónicos.

Vista la información y documentación recibidas, y la normativa conformadora del régimen jurídico de aplicación, en ejercicio de las facultades y atribuciones que a esta Institución confiere el art. 29.1, de la Ley 9/1983, de 1 de Diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, y teniendo en cuenta que la mayor parte de las Administraciones Locales y Autoridades Provinciales y Municipales consultadas en las presentes actuaciones, vienen adoptando medidas, en aplicación de lo previsto en la Disposición Adicional Primera de la citada Ley 11/2007, de 22 de Junio, en orden al establecimiento y aplicación de los medios electrónicos a las sesiones de los órganos colegiados, formulamos a las mismas, la siguiente

Primera.- Entidades Locales que no han adoptado medidas al respecto y que, no cuentan con previsiones ad hoc en su Reglamento Orgánico:

Se adopte, por los Órganos de Gobierno, iniciativa de acuerdo o moción –a consensuar previamente con los Portavoces de los Grupos representados en el Pleno- para sometimiento al mismo de propuesta sobre inclusión de modificación, o revisión de previsiones normativas en el Reglamento Orgánico de la Entidad Local, relativas a aplicaciones destinadas a la preparación de las sesiones de los Órganos colegiados, para el desarrollo de las sesiones, con especial referencia a la posibilidad de voto electrónico (urna electrónica) en caso de no presencia justificada de alguno o algunos integrantes en el lugar de celebración de la sesión del órgano colegiado; aplicaciones para la documentación de los actos de los Órganos colegiados; etc.

Segunda.- Restantes Entidades Locales que sí han adoptado las medidas y que han adaptado sus Reglamentos Orgánicos: Diputaciones de Almería, Cádiz, Cordoba, Huelva, Jaén, Málaga y Sevilla. Ayuntamientos de Almería, Córdoba, Granada, Huelva y Jerez.

Recomendación en el sentido de que continúen fomentando, en su ámbito competencial, la implementación y adopción de tales medidas para la preparación de las sesiones de los órganos colegiados; para la elaboración del orden del día; para las citaciones y notificaciones; para la documentación de las mismas; etc..

De los Órganos Colegiados propios y de los de los Municipios , en ejercicio de las competencias que por aplicación de lo establecido en el Art. 36 de la Ley 7/1985, de 2 de Abril, reguladora de las Bases de Régimen Local, le pudieran corresponder en cuanto a la cooperación, colaboración y ayuda técnica respecto de los Municipios de menor capacidad económica en la Provincia.

Resolución que se realiza con la intención de mejor preservar el derecho fundamental reconocido en el art. 23.2 de la Constitución (derecho a la participación política en los asuntos públicos) y en forma acorde con los principios de neutralidad tecnológica; adaptabilidad al progreso; accesibilidad; y cooperación entre administraciones públicas; establecidos en la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.