Pedimos al Ayuntamiento que atienda la solicitud de información de una persona sobre un expediente de licencia de nueva planta

Ante la falta de respuesta del Ayuntamiento de Alanís a nuestra petición de que nos informara sobre las medidas a adoptar para facilitar el acceso a la documentación y copias reclamadas por la persona interesada, o de las causas si no resultara posible o procedente, de conformidad con lo establecido en el artículo 29.1 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, se le formula Resolución en el sentido de que realice cuantas actuaciones sean necesarias con objeto de que las peticiones formuladas por la persona reclamante, sean objeto de la debida atención y, en su caso, puesta a disposición de la documentación que debe obrar en poder del Ayuntamiento.

ANTECEDENTES

I. Con fecha 16 de septiembre de 2019 fue registrada de entrada en este Comisionado del Parlamento de Andalucía comunicación remitida por Dª. ..., a través de la cual nos exponía lo siguiente:

“He solicitado ya en tres ocasiones (16 junio, 23 de julio y 15 de septiembre de 2019) por escrito e innumerables ocasiones por teléfono e incluso personándome en las dependencias del AYUNTAMIENTO DE ALANIS (Sevilla) la VISTA del Expte de Licencias de obras de nueva planta de c/ ... nº ... de esa localidad y asimismo solicitaba FOTOCOPIAS de la documentación técnica que existe en ese expediente. Se trata de un expediente de principios de los años 80 por lo que es un expediente finalizado, encontrándose en el archivo municipal según me ha indicado el Sr. Secretario del Ayuntamiento, que me ha informado, excusándose en que la custodia y el archivo de los expedientes administrativos no es de su responsabilidad siendo de la Sra. Alcaldesa. Desde la fechas indicadas y a pesar de los innumerables intentos no he tenido respuesta alguna y sólo me indican "vuelva usted mañana".

Mi interés legítimo para acceder al citado expediente es que soy propietaria de una de las viviendas (...) de ese edificio y me es necesario conocer cuáles son los elementos comunes del mismo.”

II. Reunidos cuantos requisitos formales resultan exigidos por el apartado primero del artículo 16 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, esta Institución acordó admitir a trámite la queja y, consiguientemente, solicitar a esa Administración, con fecha 7 de octubre de 2019, se diese una respuesta expresa a los escritos presentados por la interesada, manteniéndonos informados al respecto.

III. En la respuesta municipal, que tuvo fecha de entrada en esta Institución el 6 de noviembre de 2019, se nos daba traslado de la siguiente información literal que se le había facilitado a la interesada:

“Atendiendo a su petición de información técnica con respecto a la obre realizada en la calle Triana nº 1 de Alanís le informo que revisado el programa informático de gestión de Licencias de Obras resulta que la consulta de la misma ha dado un resultado negativo.

Posteriormente se le ha trasladado su expediente al departamento de urbanismo municipal para averiguar más sobre dicha licencia y efectivamente existe información facilitada por algunos vecinos al respecto de la ejecución de la misma.

En base a esa información verbal se ha realizado una inspección física, en el Archivo Municipal, dando un resultado negativo.

Por lo que después de haber realizado, hasta la semana pasada, varias consultas e investigaciones, le informamos que no podemos atender su solicitud debido a la carencia, en soporte físico y digital, de la documentación requerida por usted.”

IV. Trasladado el contenido de dicho informe a la reclamante, formuló las siguientes alegaciones y consideraciones en el mismo mes de febrero:

“(...) ¿Que no hay soporte físico ni digital de la licencia o del proyecto edificatorio que obtuvo licencia de un bloque de viviendas -4 viviendas y 2 locales comerciales- construido en el centro del pueblo -en la calle principal- y además siendo el único bloque de pisos que hay en el pueblo y que fue construido en los años 1980?.

(…) No creo pues que sea una respuesta admisible en un avanzado Estado de Derecho como es el que tenemos puesto que algún rastro de la autorización que hubo de tener esa edificación deberá existir en el Ayuntamiento dado que amén del expediente administrativo y del proyecto edificatorio deberá haber un libro de resoluciones del Alcalde o de actas del Pleno, en su caso donde, deberán constar los acuerdos que se debieron adoptar para autorizar esa edificación que, como les digo, es una manzana edificatoria en el Centro del pueblo.

En consecuencia de ello, no considero que se haya hecho una búsqueda adecuada para dar respuesta a mi petición, (...)”.

En base a la mismas, solicitamos al presente Ayuntamiento con fecha 27 de febrero de 2020 que nos informara sobre las medidas a adoptar para facilitar el acceso a la documentación y copias reclamadas por la interesada, o de las causas si no resultara posible o procedente.

V. Esta última petición de informe no obtuvo respuesta, por lo que esta Institución se vio obligada a requerir en tres ocasiones dicha información, con fecha 4 de mayo y 9 de junio de 2020, sin que se nos haya remitido, a pesar del contacto telefónico mantenido con personal de ese Ayuntamiento el 21 de septiembre de 2021 (se adjunta copias).

En base a los referidos antecedentes, conviene realizar a la Administración actuante las siguientes

CONSIDERACIONES

Primera.- El silencio de esa Alcaldía supone un incumplimiento del deber legal de colaborar con esta Institución en sus investigaciones e inspecciones.

Segunda.- El artículo 21 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que la Administración está obligada a dictar resolución expresa y a notificarla en todos los procedimientos cualquiera sea su forma de iniciación. Debe añadirse que el apartado 6 del artículo antes citado establece que el personal al servicio de las Administraciones Públicas que tenga a su cargo el despacho de los asuntos, así como los titulares de los órganos administrativos competentes para instruir y resolver son directamente responsables, en el ámbito de sus competencias del cumplimiento de la obligación legal de dictar resolución expresa en plazo. El incumplimiento de dicha obligación dará lugar a la exigencia de responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de la que hubiere lugar de acuerdo con la normativa aplicable.

Tercera.- Como norma fundamental del ordenamiento jurídico propio, el Estatuto de Autonomía (artículo 31) garantiza el derecho a una buena administración, que comprende el derecho de todos ante las Administraciones Públicas, a participar plenamente en las decisiones que les afecten, obteniendo de ellas una información veraz, y a que sus asuntos se traten de manera objetiva e imparcial y sean resueltos en un plazo razonable.

Cuarta.- El artículo 12 de la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, establece, en relación a la custodia de los documentos de titularidad pública, que las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos. Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente. El préstamo administrativo y el requerimiento por órganos jurisdiccionales no se considerarán a estos efectos como salida. Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán entregarlos al cesar en sus funciones a quien les suceda en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.

Quinta- El artículo 49 de la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, establece que las entidades locales de Andalucía garantizarán la prestación de los servicios de archivo dentro de su ámbito territorial. Cada entidad local establecerá su propia red de archivos, que incluirá los de sus entes vinculados o dependientes.

A la vista de todo ello y de conformidad con lo establecido en el artículo 29.1 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, se le formula la siguiente

RESOLUCIÓN

RECORDATORIO 1. - del deber legal de colaboración contenido en el artículo 19.1 de la Ley reguladora de esta Institución, ya citada, por el que los poderes públicos de la Comunidad Autónoma está obligados a auxiliar, con carácter preferente y urgente, al Defensor del Pueblo Andaluz en sus investigaciones e inspecciones.

RECORDATORIO 2. - del deber legal de observar el artículo 21 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que establece la obligación de las Administraciones de resolver expresamente las solicitudes formuladas por los ciudadanos y del artículo 31 del Estatuto de Autonomía para Andalucía que garantiza el derecho a una buena administración, comprendiendo el derecho de todos a que sus asuntos sean resueltos en un plazo razonable.

RESOLUCIÓN. - para que, por parte de ese Ayuntamiento, se realicen cuantas actuaciones sean necesarias con objeto de que las peticiones formuladas por la interesada, sean objeto de la debida atención y, en su caso, puesta a disposición de la documentación que debe obrar en poder del Ayuntamiento.

Jesús Maeztu Gregorio de Tejada Defensor del Pueblo Andaluz