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Que habiliten los medios para la firma electrónica y el certificado de empleado público

Resolución del Defensor del Pueblo Andaluz formulada en la queja 20/6612 dirigida a Ayuntamiento de La Zubia (Granada)

Con base en el informe recibido, la documentación que obra en la queja y la normativa que resulta de aplicación al presente caso, esta Institución en virtud del artículo 29 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, formula Resolución al Ayuntamiento de La Zubia en el sentido de que, si aún no lo hubiera hecho, se sirva dar las órdenes oportunas y disponer los medios necesarios para que todo el personal funcionario al servicio de ese Ayuntamiento, cuenten con la firma electrónica y el certificado de empleado público que le identifique y habilite, entre otras cuestiones, a poder identificar y firmar en nombre de las personas interesadas en las circunstancias en las que las diversas normas aplicables así lo permitan. También recomendamos que, esa administración municipal debe poseer y mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde conste el personal funcionarios habilitado para este tipo de identificación o firma, así como el alcance de la mencionada habilitación.

ANTECEDENTES

1.- Con fecha 8 de octubre de 2020 fue registrada de entrada en este Comisionado del Parlamento de Andalucía comunicación remitida por Dª. ..., a través de la cual nos exponía que se había dirigido a los servicios sociales de su localidad para solicitar la ayuda al alquiler para víctimas de violencia de género que se publicó en el BOJA el día 8 de septiembre de 2020, con el resultado de que se negaron a tramitársela a pesar de que estaban obligados a ello, como dice la norma.

Añadía que había hablado con personal del Ayuntamiento que le comunicó que no podía realizar dicho trámite al carecer de firma electrónica. Debido a esta negativa, había presentado una instancia en la Delegación Territorial. Finalmente, manifestaba que reunía todos los requisitos para obtener esta ayuda al alquiler y a la fecha de presentación de su queja no le habían permitido solicitarla, esperando que tuviera una solución.

2.- Reunidos cuantos requisitos formales resultan exigidos por el apartado primero del artículo 16 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, del Defensor del Pueblo Andaluz, esta Institución acordó admitir a trámite la queja y, consiguientemente, solicitar a la Administración autonómica, con fecha 16 de octubre de 2020, información relativa a:

- Actuaciones que llevaba a cabo la Delegación Territorial en casos como el presente, teniendo en cuenta que la normativa aplicable para las ayudas que nos ocupaban preveía que solo se podían solicitar a través de los servicios sociales y que en la convocatoria que regía las mismas, por el procedimiento de concurrencia no competitiva, era esencial el plazo de presentación de la solicitud para tener la posibilidad de resultar beneficiaria en caso de reunir todos los requisitos exigidos para ello.

- Cualesquiera otras consideraciones que estimara de interés trasladarnos para que pudiéramos efectuar una adecuada valoración del presente expediente de queja.

3.- El 4 de diciembre de 2020, se nos informó por el citado organismo que el Área de Bienestar Social del Ayuntamiento de la Zubia había indicado a la Secretaria General de Vivienda que a las trabajadoras de los servicios sociales municipales no les constaba que la interesada se hubiera dirigido a los mismos para solicitar la ayuda en cuestión y que en ningún momento se habían negado a solicitar la ayuda en representación de las personas.

No obstante, manifestaban que no habían podido disponer antes del certificado electrónico de empleado público que les permitiera realizar dicha gestión y que, una vez resuelto ese problema técnico, estaban dando citas para que las personas que lo habían requerido pudieran presentar la solicitud antes de que finalizara el plazo de presentación.

4.- De esta información dimos traslado a la interesada para que formulara las alegaciones que estimara convenientes, respondiéndonos lo siguiente:

(...) El mismo día 9 de Septiembre me personé en La Zubia contactando con mi trabajador social, la señora ... la cual aludió que no podía tramitármelo por no poseer la firma electrónica. He ido 4 veces más ante su requerimiento explicando lo mismo, sabiendo ella que la convocatoria debía presentarse lo más pronto posible, porque serían favorecidas las personas que lo hicieran los primeros días ya que las mismas se ingresarían al segundo, así me lo comunicaron en Fomento la persona que conozco.

Pongo en vuestro conocimiento:

1.- Es totalmente “falso” que no he ido, conservo correos de la misma trabajadora indicando mis citas, y siempre aludiendo no poder tramitarlo y no pudiendo hacer nada, por falta de la firma electrónica del Ayuntamiento de la Zubia.

2.- También dejo constancia, por correo electrónico ante mis ruegos, de que el 28 de Noviembre me solicitan comparecencia ante dicho ayuntamiento para presentar dicho escrito, del que yo me negué, ya que no vi necesario presentar el mismo en esa fecha sabiendo que no sería posible recibir dicho beneficio por estar a 2 días del cierre de la convocatoria y con conocimiento que era “al segundo” el ingreso de la solicitud a partir del 09 de Septiembre del 2020”.

3.- Dejo asentado que dicha ayuda era de sumo interés para mí ya que soy persona de 69 años vulnerable y no cuento con medios para vivir (...)”.

5.- De todo lo expuesto se infiere que los servicios sociales de ese Ayuntamiento no pudieron prestar a la interesada la colaboración necesaria para tramitar la solicitud de subvención que nos ocupa por no poseer la empleada pública la firma electrónica que la acreditaba como tal ante la Consejería de Fomento, Infraestructuras y Ordenación el Territorio según la normativa de aplicación y que, aunque luego la compareciente fue requerida e invitada a hacerlo, ya no lo estimó oportuno al considerar que en dicha fecha, a dos días de cierre de la convocatoria, ya no iba a poder ser beneficiaria, debido a que por el transcurso del tiempo probablemente ya se hubiera agotado el presupuesto para las ayudas aludidas.

En base a los referidos antecedentes, conviene realizar a la Administración actuante las siguientes

CONSIDERACIONES

Primera.

Por la Orden de 1 de septiembre de 2020 se convocaron ayudas, en concurrencia no competitiva, a las víctimas de violencia de género, personas objeto de desahucio de su vivienda habitual, personas sin hogar y otras personas especialmente vulnerables, y a las Administraciones públicas, empresas públicas y entidades sin ánimo de lucro, que faciliten una solución habitacional a dichas personas.

Anteriormente, en la Orden de 27 de julio de 2020 que aprobó las bases reguladoras se preveían dos líneas de ayudas, si bien a los efectos que nos ocupan, solo nos referiremos a la Línea 1.

En dichas bases reguladoras se establecía que las solicitudes se presentarían de manera telemática, para lo que debería cumplimentarse, para la línea 1, el formulario de solicitud y subsanación (Anexo I), al que se adjuntará el formulario del Anexo III (autorización de la persona interesada).

Así, la Base reguladora 4.a.1) establecía que “Las Entidades Locales competentes en materia de servicios sociales comunitarios, en el marco del principio de colaboración, presentarán y firmarán las solicitudes telemáticamente en el formulario que se publique con la convocatoria (Anexo I), mediante certificado digital, en nombre de las personas interesadas que les autoricen, a través de la correspondiente autorización, en el modelo que se publicará con la convocatoria (Anexo III), y que contendrá el consentimiento prestado por dichas personas, otorgando la representación para la presentación de la solicitud en su nombre y, en su caso, la subsanación de la misma. Igualmente, en el referido formulario (Anexo I) se integrará y constará el informe favorable que determina la concesión y cuantía de la ayuda a las víctimas de violencia de género, personas objeto de desahucio de su vivienda habitual, o personas con otras circunstancias de vulnerabilidad, que tengan dificultades para hacer frente al pago del alquiler de su vivienda habitual.”

Segunda.- De la Firma Electrónica.

En cualquier actuación de la Administración Pública por medios electrónicos es necesaria la firma electrónica del titular de la Administración o de una persona del funcionariado público.

Esta previsión, establecida en nuestro ordenamiento jurídico por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, tiene dos finalidades.

Por un lado, la identificación y autentificación del ejercicio de la competencia de la Administración por la que el funcionario público mediante su firma electrónica acreditará que la Administración Pública ha sido la competente para llevar a cabo la actuación que en su caso corresponda, mediante el certificado de empleado público.

Este certificado, que sólo podrá usarse en el desempeño de las funciones del puesto del funcionario que lo use o para las comunicaciones con otras Administraciones Públicas, deberá incluir, además de los datos del funcionario, el órgano u organismo público en el que preste sus servicios, además del N.I.F. de la Administración a la que pertenece el funcionario firmante.

La segunda finalidad es la identificación a ciudadanos que no dispongan de firma electrónica.

Para el pleno desarrollo de la Administración electrónica, es preciso que los ciudadanos también se adapten a esta situación mediante el uso del certificado de identificación digital para poder relacionarse con las Administraciones.

No obstante, el hecho de no disponer de un certificado digital no implica no poderse relacionar con las Administraciones, ya que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, permite identificar digitalmente a los ciudadanos mediante la firma electrónica de los funcionarios a la hora de presentar cualquier escrito. Para que un funcionario haga uso de su firma electrónica para identificar a un ciudadano es necesario que éste preste su consentimiento de manera expresa, y que aquel esté expresamente habilitado para ello.

A este respecto, de acuerdo con el artículo 12 de la mencionada ley, en cuanto a la asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados, cuando se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún mecanismo electrónico contemplado en la ley y del cual el ciudadano no disponga, tal identificación o autenticación podrá ser válidamente realizada por funcionarios públicos mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados.

Para que esta identificación pueda hacerse legalmente deben darse dos condiciones:

  1. El ciudadano debe identificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio.

  2. La administración deberá mantener un registro actualizado de los funcionarios que están habilitados para realizar este tipo de identificación y autenticación del ciudadano. En este registro o sistema equivalente, al menos, constarán los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Tercera.- Del Registro de empleados públicos habilitados.

En relación a la temática que os ocupa, no podemos dejar de hacer mención a que ya está en vigor de forma completa la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en todos sus artículos y con todas sus consecuencias, por cuanto que la nueva redacción de la Disposición Final 7ª de la Ley, dada por la Disposición Final 9ª del Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de Trabajo a Distancia, establece:

La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de abril de 2021.

El Registro de personal funcionario habilitado recoge los datos de aquellos funcionarios que tienen la habilitación para actuar en nombre de los ciudadanos frente a las distintas instancias públicas. En cierto modo, es una especie de representación, pues en el caso en que el ciudadano no disponga de medios de autenticación y firma para relacionarse de manera electrónica con las administraciones públicas, la Ley 39/2015 prevé que, siempre que la persona se identifique y deje constancia de su consentimiento expreso, un funcionario podrá actuar en su nombre, utilizando el sistema de firma del que disponga para ello.

En la Ley también se establece que las Administraciones Públicas pueden realizar copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados mediante personal funcionario habilitado, por lo que esta sería otra de sus funciones.

Se trata, por tanto, del Registro o “inventario” de funcionarios que están autorizados en cada administración pública para identificar o firmar en nombre de las personas interesadas en algunas circunstancias. Tiene por objeto recoger y tener perfectamente identificados a los funcionarios que están habilitados, así como el alcance de la habilitación.

Los funcionarios habilitados actúan en nombre de los ciudadanos que no disponen de firma electrónica, facilitando así que éstos puedan realizar sus trámites administrativos. Deriva del deber de las Administraciones Públicas de asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del art. 14 de la Ley 39/2015 que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales mantendrán actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para este tipo de identificación o firma. Estos registros o sistemas deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de las citadas habilitaciones. Además, las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos (art. 16.7).

A la vista de todo ello y de conformidad con lo establecido en el apartado primero del artículo 29 de la Ley 9/1983, del Defensor del Pueblo Andaluz, se le formula la siguiente

RESOLUCIÓN

RECOMENDACIÓN 1: En el sentido de que, si aún no lo hubiera hecho, se sirva dar las órdenes oportunas y disponer los medios necesarios para que todos los funcionarios públicos al servicio de ese Ayuntamiento, cuenten con la firma electrónica y el certificado de empleado público que le identifique y habilite, entre otras cuestiones, a poder identificar y firmar en nombre de los interesados en las circunstancias en las que las diversas normas aplicables así lo permitan.

RECOMENDACIÓN 2: Asimismo, esa administración municipal deberá poseer y mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para este tipo de identificación o firma, así como el alcance de la mencionada habilitación.

Con ello, se da cumplimiento al deber de las Administraciones Públicas de asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del art. 14 de la Ley 39/2015 que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas, ya plenamente en vigor desde el 2 de abril de 2021.

Jesús Maeztu Gregorio de Tejada Defensor del Pueblo Andaluz

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